L’articulation du régime juridique des courriers électroniques et de celui des mentions obligatoires imposées par la réglementation des sociétés commerciales impose un rappel des contraintes communes à tous types de sociétés ainsi que des contraintes spécifiques.
L’usage du courrier électronique s’est généralisé dans les relations entre professionnels. La loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique est venue réformer les dispositions relatives à la preuve écrite, afin d’y intégrer l’écrit sous sa forme électronique.
Désormais, la notion d’écrit ne se limite plus à l’écrit support papier mais englobe également l’écrit sous forme électronique (art. 1316-1, Code civ.). L’écrit support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier (art. 1316-3, Code civ.). Cependant, cette assimilation à l’écrit sur support papier est admise sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (art. 1316-1, Code civ.).
Cette contrainte est celle de la signature, et la question qui se pose est de savoir si l’identification de la personne dont elle émane doit provenir de la signature électronique mise au point par un décret du Conseil d’Etat. En fait, courrier électronique spécifique vaudra tout simplement comme commencement de preuve par écrit.
Il n faut pas non plus examiner cette question du courrier électronique sous le seul angle probatoire, car cet aspect n’a de sens que lorsque le courrier est porteur d’un acte juridique, c’est-à-dire une manifestation de volonté ayant pour objet de produire une conséquence juridique. Les courriers électroniques doivent-ils respecter les mentions prévues par le droit des sociétés ?
Différentes dispositions font obligation aux entreprises de faire figurer certaines informations sur leurs documents destinés aux tiers. Ces obligations résultent de plusieurs textes, notamment du décret du 23 mars 1967, qui vise les « actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers« .
Une directive du Parlement Européen et du Conseil, en date du 15 juillet 2003, est venue modifier la directive du 9 mars 1968 qui concerne les obligations de publicité de certaines formes de sociétés. Les Etats membres prescrivent que les lettres et notes de commande, établies sur support papier ou tout autre support, portent les indications suivantes :
a) les informations nécessaires pour déterminer le registre auprès duquel le dossier mentionné à l’article 3 est ouvert ainsi que le numéro d’immatriculation de la société dans ce registre ;
b) le forme de la société, le lieu de son siège social et le cas échéant, le fait qu’elle se trouve en liquidation.
Si dans ces documents, il est fait mention du capital de la société, l’indication porte sur le capital souscrit et versé. Enfin, la directive précise que les Etats membres exigent que tout site Internet doit fournir au moins les indications mentionnées au premier alinéa, ainsi que, le cas échéant, les indications relatives au capital souscrit et versé.
Ces dispositions ne vise que les formes sociales visées par la directive, à savoir : la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée et la société par actions simplifiée.